參加展覽時收集到正確的買主資料是參展廠商最大的挑戰之一.4天展覽過去後,你帶著600至1000張的名片回到辦公室,這些買主資料是否有價值,將是你評估此展的標準.

展前的花費,計畫,及籌備的工作,是為了使攤位在展覽場上可以運作,在展前設計一套合適的系統來收集買主資料及來延續展後追蹤的動作,也是同等重要.當你設計整套系統時;當你在展覽現場工作時;下列是一些你可以參考的秘笈.

設計一個程序來過率參觀者提高與參觀者會談的效率,以便可與更多的參觀者碰面.

一個問題如果要得到詳細的答案,就不要把問題問得太廣泛,也不要問可以用是,或不是回答的問題.你必須引導參觀者說出你要的資訊.刷參觀證是簡單快速的動作,但也很容易拿到不完整或錯誤的資料.看過一遍你所刷到的資料,確定已經得到你所要的資料.一般人不會放上e-mail,或只放公司電話代表號,使後續的聯絡動作更困難.問參觀者"這是最容易聯絡上你的電話嗎?"

這種問話的過程,最好的摘要可以在Jay Conrad Levninson, Mark S.A. Smith及Orvel Ray Wilson合寫的Guerrilla Trade Show Selling找到.書上詳細解釋QUICK 5步驟.

"步驟1:Q代表資格辨識."查出參觀者的工作或他們在公司內負責的項目,用"請告訴我關於"的問題問他們."請告訴我關於你在貴公司的工作性質.""請告訴我關於你最近手上的企劃案."或"請告訴我關於你負責的內容."這種問題會引導參觀者告訴你他們在決策過程中所扮演的角色,及認出他們是隱性買主.

"步驟2:U代表了解."這或許是5個步驟中最重要的1步,可以幫你判斷出為什麼參觀者來到這個展覽上.大部份的參觀者,排除他們參與決策的角色,他們會出席展覽應該有3個理由.包括理由埃(1)尋求新產品或新技術(2)解決他們手上的問題;或(3)藉由展覽來釐清,或儘可能的解決他們作市場研究時出現的問題.一旦你了解他們出現在展場的目的,你就可以展示或解釋你的產品有多適合他們的計畫,或或是你可以問一些這樣的問題,"請告訴我關於你正在尋求的產品類型.""請告訴我關於你碰到的問題.""請告訴我關於你解決這問題時所採取的步驟."

"步驟3:I代表確認."這是接續步驟2,確認你的產品可以幫助他們解決問題或正是他們要找的產品.根據Guerrilla Trade Show Selling的作者表示"參觀者大概會花15至30秒的時間總結你的公司能為他們的問題提出什麼解決的方法."他們也表示"如果你的產品可以滿足參觀者特定的需要,可促使參觀者成為你的客戶."

"步驟4:C代表創造一個可行的計畫."千萬不要讓你和參展者的對話陷入漫談,如果你們的對話開始脫軌了,趕緊拉回原本的話題,或開始談到你及參觀者下一步該作的事來結束對話.如果你要寄資料或樣品給參觀者,確認已有所有的資料,並約定寄出的日期.設定你的下一步的計畫,你將幫助參觀者向決策的過程中推進一步.

"步驟5:K代表送走他們!一旦你們已經同意了下一步計畫,重申你們的計畫,握握手,謝謝他們的參觀."請記住,當你與某人說話時,其他的參觀者可能選舉路過而不停留.說錯人或說太多,有時是一種很昂貴的浪費.

一旦你收集了一些買主資料,與你的上司或同事一起過濾所有的資料是否齊全,程序是否合宜.根據他們得到你注意力的多少,將所有的買主資料分類,分成3類應該夠了:熱門的買主;不冷不熱的買主;冷門的買主.

除了分類外,不管是立即需要回復的或只是謝謝他們在攤位上的停留,所有的買主資料都值得去追蹤.別忘了,就算是冷門的買主,也會因幫你介紹你想認識的某人,而變成熱門的買主.

請期待下一期的展前計畫及訓練秘笈.設計一套系統對收集到的買主資料作展後追蹤聯絡.